亚博永久官网,還有想讓對方做的指令:Email「夾帶檔案」需留意的 4 個溝通細節

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每次我去企業教導商務書信課的時候,很多同學會跟我抱怨,寫信給別人時,常會發生對方遲遲不回信的窘境,又或者對方的回覆和自己的期待有落差。雞同鴨講,常為了一事來回寫了好幾封信。

很多人都聽過一句話「魔鬼藏在細節裡」,一個人的表達傳遞的不只是訊息,同時還代表個人的處事風格以及專業,這點從寫 Email 的細節就可以看出。今天這篇喬伊要接著說另一個看似無足輕重,實則關乎溝通是否順暢的細節之一:附加檔案(Attachments)。

我在【商務Email的結構化寫作法】課程中會安排 Email 進行演練。同學寫完 Email 後會給我看,並解釋其中的架構和邏輯。

巧的是,幾乎10個同學有8個會提到「附加檔案」,畢竟在實務溝通上,若只是把想法逐字逐句塞到 Email 中,有時不自覺就會變成長篇大論,那就像看簡報時,發現投影片被文字轟炸一樣,看起來非常不專業,同時也造成觀眾理解的困難。

因此大多時候,我們習慣透過附加檔案,讓收件者的腦中對主題有完整的畫面,加速他們對整件事的理解,例如附上最新的產品趨勢圖、當季業績、系統報表、測試結果等等。

另一方面,透過附加檔案,寄件者還能證明自己的建議或想法,是在證據的支持下所衍生,加深對收件者的說服力,而達到溝通的目的。

讀到這,我想這些道理你早就知道了,那為什麼喬伊還是要寫這篇呢?因為從授課經驗中,我觀察到很多同學還是會忽略「表達」附加檔案,該注意的眉角和細節。接下來就讓喬伊來說說這些魔鬼藏在哪裡吧。

亚博永久官网首页:附加檔案來得毫無道理,就像愛情

很多人在寫Email,很習慣就直接把檔案附加後,在信中交待一句 Please find attached my report. 接著再寫 Look forward to hearing from you soon. 然後就覺得功成身退,收件者應該就能自行理解要回覆什麼,對於彼此的默契相當有信心。

但尷尬的是,收件者一天收到的 Email 數量可能少則十封,多則百封。對於打開信件後看到的資料,若沒有輔助的說明,常會搞得收件者更加困惑,一句 hearing from you soon 到底是要對方回什麼?對於這天外飛來一筆的檔案,自然需要更多時間理解,反而提高了溝通成本。

有時候,即使同一件事雙方已談過數次,但究竟附加的內容是電話中討論到的?還是開會說的?還是老闆最後答應給的?版本那麼多,若沒有多加標註,很容易造成誤會,嚴重者甚至會耽擱到作業。

因此在寫信時,倘若我們能爲收件者多一步著想,除了提到自己附加了檔案,同時也補充這檔案是為何而來,就能幫助收件者快速進入狀況,營造好的溝通氛圍。

以下是標註附加來由的例子:

■ Attached is the data that I went through in the conference call for financial results this morning.
(此處的附加檔案是我今早在電話會議中帶大家檢視的財務資料。)

■ As you requested during the meeting of Aug 28, I’m sending the latest product roadmap for your reference.
(按照您在8月28日會議上的要求,我把最新的產品路線圖提供您參考。)

 As promised, here is the copy of Janet’s report.
(如稍早承諾,附上 Janet 的報告影本。)

亚博永久官网入口:附加檔案是收到了,但是要看哪裡?

另一個常被忽略的眉角是,很多寄件者會在一封 Email 附上一堆檔案,有圖有表還有一堆文字報告。但問題是,收件者在百忙中打開信件,不僅時間有限以及眾多干擾下(手機響、有人找、急著上廁所等),沒空一個一個打開來看。

有時就算只附加一個檔案,收件者打開檔案後,也常搞不清楚要看什麼。更不用提,萬一收件者不只一位,究竟哪個檔案才是大家要優先特別關注,或者每個人需要的資料在哪裡。倘若寄件者在信上沒有說清楚,很容易就會被收件者暫時擱置,因而耽誤溝通的時機。

以下是強調注意力該放哪的例子:

■ Attached are various forms for you to complete. Please pay special attention to the expenses claim form.
(附檔請大家填寫,尤其特別注意報銷費用的那個檔案。)

■ I’m attaching the shipping schedule. Please note that several alterations in dates have been made.
(附上貨運時刻表。有幾個日期已被修改,還請特別留意。)

亚博永久官网登录:檔案是收到了,但是我不會心電感應啊!要我做什麼?

很多人都知道附加檔案的英文要怎麼表達,但常忽略的細節是「沒有交代清楚」,收件者看了這些附加檔案後… … 「然後呢?」縱然有人在提到檔案後,補了看似行動的句子,像是 Let me know what you think. 或是 I’m looking forward to your comments. 仍然會造成收件者滿臉問號:「啊這問題這麼大,是要 think what? 我怎麼知道要回什麼?」

喬伊在企業指導上班族的邏輯表達時,提到很多表達高手,都是能夠在傳遞訊息之後,讓聽眾產生行動,寫Email 也不例外。因為收件者是人,而寄件者雖然是對電腦寫信,但還是在跟人溝通,因此在寫信的過程中,就可以預測收件者在收到信後的「可能行為」,例如看到信件的附加檔案後,有可能會因為檔案太多,或是開了檔案後不知從何下手,這時除了特別註明緣由外,更要直接點出看完檔案後 call to action(要對方採取的行動)。

以下是提醒收件者採取行動的例子:

■ Attached are various forms for you to complete. Please pay special attention to the expenses claim form. I need them back by Sep 16 at the latest.
(附檔是大家要填寫的各式表格,尤其請各位特別注意報銷費用的那個檔案。最遲請在9月16日前寄回這些檔案給我。)

■ I’m attaching the pre-meeting notes. Please let me know if there’s anything else we can do on our side before we meet.
(在此附上會前紀要。請讓我知道在開會前是否有我們這邊需準備之處。)

亚博永久官网注册:附加檔案的說法,可以再現代感一點

最後一個細節嘛,其實算是有點吹毛求疵啦,但對外國的收件者而言,寄件者描述附加檔案的用字遣詞,可是會透露不同年代的韻味喔。

例如很多上班族加入公司後,看到大家都用英文寫信,在沒有特別研究的情況下,常常就是看別人怎麼寫就跟著寫,像是:

■ Enclosed please find our catalogue.

■ Attached herewith please find the revised test report.

■ Please find the attached the meeting minutes.

以上例句在國外的 Email 指導書籍和教材中,被列為是上一世紀的寫法,很多外國作者提到這類句子具有濃濃的古味,因為句子拗口,讀起來文謅謅,會給人一種過度正式的距離感。

尤其 enclosed 這個字,以前最常用在「紙本信件」,主要是告知收件者包裹「裡頭」有什麼東西,然後請對方打開來 find,但現在信件都電子化了,所以讀起來難免有點過時。

喬伊是認為,古味也有古味的風情,話有說清楚最重要。如果你想學現代商務上的慣用寫法,那麼也可以參考以下例句:

 I’m sending the latest marketing report as an attachment. Please note that I have changed the name of the vendor.
(附加檔案是最新的行銷報告。請注意我已經改了廠商的名字)

■ I would be grateful if you could complete the attached form and reply to me by Sep 16.
(若你能在9月16日前填好附加表格並回覆給我,我將會很感激)

■ Attached is the catalogue of model xyz.
(附加檔案是 xyz型號的目錄)

■ I attach the meeting minutes for your reference.
(附上會議記錄給各位參考)

以上寫法之所以看起來比較現代,是因為表達更直覺,一下就能看到重點,沒有拐彎抹角。更適用現代這種處處求快的溝通氛圍。

讀到這,不曉得你對 Email 的認識是否又多了一層呢?

身為精準表達的老師,喬伊還是得說,很多「溝通的責任」還是落在主動開啟對話的這一方,用在寫信的情境中,指的就是寄件者本人!需要收件者看什麼、做什麼、或是為什麼要看,都要在信件中清楚說明,畢竟對方不是我們,若想要降低誤會、減少溝通的往返信件,寄信前不妨參考文章中的指標,透過這些細節,好好展現你的專業吧。

喬伊的商務書信實體課程中,教的其實就是文字版的精準表達,不僅能讓你大大減少溝通時間、增加效率,更能讓人覺得你的職場專業度瞬間提升。如果你每天還在為商務信件寫作到處搜尋範本,或者想要藉由郵件開創新事業,我相信我的【商務Email的結構化寫作法】 會給你一個完整的思路,可以在最短時間內,達到最棒的效果!

 

原文轉貼自:我是黃喬伊(原文標題:亚博永久官网,而是你想讓對方做的指令:Email裡藏的四個溝通細節

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英國亞斯頓大學行銷管理碩士,現為識博管理及「亚博永久官网英文」合作講師兼國際溝通顧問。超過八年受邀至各大企業,教授跨國商務溝通課程,主題含商務會面、視訊及電話會議溝通、商務簡報、國際商務書信、跨文化社交溝通禮儀等。授課對象多元,有百大企業白領、美國矽谷工程師、國內新創團隊。雖然擁有接近母語的英文能力,卻是土生土長的台灣女孩,理解台灣人學習英文的盲點與痛處。擅用行銷、專案管理、心理學、及行為學,協助上班族快速溝通、一步到位。