【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(一):限制溝通次數,提高溝通品質

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【為什麼亚博永久官网推薦這篇文章給你?】

新冠肺炎疫情在全台快速升溫,許多公司也啟動在家工作方案,以前總是在同一個空間工作的同事們,開始需要在不同空間中協作。

遠距工作帶來的影響不只是大家閒談的機會減少了,工作上的討論、詢問、甚至是進度追蹤等也變得困難。

不過,雖說比起以往是困難了一點,但絕也不是「無法達成」,你只是需要一些技巧來正確執行!

為協助各位在遠端工作期間仍可維持工作效率,我們特地選摘了由鄭伊廷(xdite)撰寫的《遠距工作這樣做》一書。這是台灣第一本詳細拆解遠距工作方法的實戰指南,對甫轉換至這種新工作模式的工作者更具效益與重要性,能幫助你及早發現遠距工作可能會碰上的挑戰,以及該如何正確因應。

本系列共會刊登四篇摘文,分別探討四個不同的主題。以下將探討的第一個主題是:遠距工作中的溝通方式。


我一直認為,在工作上,如果需要頻繁與對方溝通才能辦成事、才能得到想要的效果,工作上一定有什麼地方出了錯。

我想在職場上,下面這些問題的提問語句,對你來說應該不陌生:

- 「在嗎?」

- 「你有沒有什麼方向?」

- 「你覺得黃色好嗎?」

- 「你覺得老闆想要什麼?」

這類問題給人的感覺十分黏膩與煩躁。

表面上這些問句看起來好像很平凡,但實際上,這些問句在協作上帶給的隊友負擔其實挺大的。平常在辦公室裡這樣有一搭沒一搭的亂聊,看起來還沒什麼。但是如果在遠距中,這類問題一旦出現在通訊軟體內,看到時自己內心常有一股沖動想掐死對方。

為什麼有這麼大的差異呢?

這些問題都有個共通特點:每當這些問題出現前,你總需要再多問好幾句,才能最終明白對方要什麼?

以前,在辦公室裡這種問題很常見,但大家其實不太在意,主要原因是因為以前這類問題,多來回幾句的成本只要幾秒鐘。但是切換到遠距工具後,光是回應問句的時間成本,加上遠距工具的操作,就是多了幾十倍,所以往往讓人不由自主的無名火起。

這些問句的成因很多,有可能是當初對方沒想清楚,隨口就丟出問題,而沒有好好把核心訴求表達出來。

但還有一種更可怕的情況,就是問這些問題的人,平常就有不好的工作習慣,習慣將「思考作業」扔給對方。

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平常在辦公室裡,我們對這種「思考作業」炸彈沒感覺,但是一切轉換到遠距工作模式,就覺得跟這樣的人工作十分吃力,溝通上很抓狂。

但是最重要的是,我們要如何改變「結果」?

不管你是炸彈接收者,還是無意中成為了炸彈製造者。如果我們不想陷入這種討厭的情形,我建議團隊裡面針對問問題的原則,應該改成:

1. 在問對方一個問題時,先思考自己想要得到什麼答案?

2. 盡量將問題的答案選項,用手段集中限制成你想要的結果。

3. 將一個「開放問題」,改造成有限的多選題。

比如說上面舉這些無腦例子,就可以重構成如此:

- 「在嗎?」

「在嗎?我想跟你溝通A 專案的事。我在15 分鐘裡面都在線。如果你在的話盡快回我。如果等下要找我,我可能整點才在,到時候可以打我電話XXXXXX。 」

- 「你有沒有什麼方向?」

「關於目前這個問題,我目前有A 方向、B 方向、C 方向,我個人比較偏好A 方向。你有沒有其他思路?」

- 「你覺得黃色好嗎? 」

「關於這張海報,我做了紅橙黃綠色,我個人覺得黃色在這個場景比較適合,理由是XXXX。你比較偏好哪一款。選個兩組給我。」

- 「你覺得老闆想要什麼?」

 「我認為老闆因為AA、BB、CC 因素。他可能比較偏好CC選項。你有什麼的看法?可以給我你的方案與理由嗎?」

讓我們看看,前後兩種提問有什麼差別。你會發現,這些問題經過「改寫」後具備幾個特徵:

1. 相對比較長。

2. 一次性的表達了自己相對完整的看法。

3. 如果對方沒有什麼想法,提供封閉式選項,讓雙方能對結論快速收斂。

4. 容易得到具體的溝通成效,時間可控,結果可控。

5. 「過度溝通」(在一句話裡面塞滿了可能的選項,以及上下文場景)。

立即开户,溝通才能獲得有效答案

我們平日之所以會「沒有效率」的原因。是因為「走過去溝通」的「時間成本」非常低廉。所以反而最有效率的方式,是近距離高頻率的快速修正。

然而,這種走過去溝通的「壞習慣」被帶進遠距工作時,大家就會覺得「溝通」上很費勁。

我們可以把「時間」比喻成水,「溝通」當成洗澡。以前在辦公室,我們有自來水,當然是拿蓮蓬頭快樂的沖澡。但是如果我們到了高原上,洗澡需要打水,非常的費力。你還會想要在高原密集的打水進行快樂的沖澡嗎?當然不可能!

這時候,我們採取的策略,就會變成可能兩天才洗一次澡,每次都採取擦澡的方式。並且集中在某些時段裡面大家一起洗。

在遠距工作上,為什麼我在開篇第一個原則,就是「限制直接、立即溝通次數,一天最好在兩次以下」?

目的是,反過來設計一個極限場景,如果說話機會這麼珍貴,大家就不會浪費時間找尋更好的語音溝通工具,或想開更長的會。

而是回過頭來,促使自己在遇到問題時,更深入的思考,自己要如何提問題?又期待得到什麼樣的結果?

在提問之前,先把問題拆解清楚,反而可以更有效地獲得答案、縮短溝通時間。

 

本文摘自創意市集《遠距工作這樣做:所有你想知道的Working Remotely效率方法都在這裡


遠距工作書摘一覽:

1. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(二):4個讓你在家也能自律辦公的方法

2. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(三):會議不是拿來開,是來決議與表決的

3. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(四):及早建立公司「知識庫」的重要性

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