【亚博永久官网書摘】如何評估該給同事多少回饋,才不會惹人厭?你可以透過 3 個問題來思量

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意見回饋的技術是職場上非常重要的技巧之一。它能協助接收回饋者了解自己該在哪邊多下工夫、幫助提升工作成果的品質,另外,給予回饋者也可能因此獲得意外的啟發,帶動自己的工作表現。

考量它的重要性,我們特地摘錄了曾任職於麥肯錫的專業顧問服部周作著作《麥肯錫主管意見回饋術》,帶領大家逐步學會意見回饋過程中的技巧與須知。

上一篇摘文中,作者在開頭便提及,並非每個人都能接受它人的「指教」。也因此,在學習正確表達方式的同時,我們其實也該學習判斷對方的接納程度,回頭調整自己給予回饋的份量。

那該怎麼做呢?以下,我們就透過選摘內容,看看作者的說法。


意見回饋是一種付出。當自己為他人付出,他人應該要感到開心才對。提供意見回饋就像是送出一份禮物,但是能夠表達贊同的人並不多。會贊同的人通常自己也是意見回饋的高手,要不然就是追求自我成長的意志很強,或是有著堅毅性格的人。

至於其他人,則大多認為「我不需要意見回饋」。因此在進行意見回饋時,一定要拿捏好意見回饋的分量。例如,對一個討厭接受意見回饋的人,意見回饋應該只維持在最低的限度就好。否則,搞不好對方會嫌自己雞婆。

尤其是負面的意見回饋,根據我的經驗,每個人在接納的程度上有很大的差異。想判斷該對一個人提供多少意見回饋,可以透過以下三個問題:

1. 對方想不想得到意見回饋?

2. 該向對方傳達多少自己知道的事情?

3. 上限又是多少?

会员登陆,提供最低限度的回饋就夠了

去年我曾經跟一個非常討厭接受意見回饋的人共事。每當我提供意見回饋,他就會拚命找出許多反例來證明「我不像你說的那樣」,而且還會想盡各種辦法糾正我的錯誤。不過那大部分不是他的誤解,就是沒有聽清楚我的話。

到底該怎麼跟這種人相處,我也有些困擾。

而且以職位而言,他算是我的部屬。我煩惱很久,最後決定只對他提供最低限度的意見回饋。既然他對我沒有尊敬、尊重與信任,就算我對他提供再多的意見回饋,多半也只是對牛彈琴吧。

就這麼過了大約四個月。包含客戶在內,所有人都對我們負責的案子抱持相當高的評價。他對我的態度雖然有些許好轉,但一直到最後都沒有明顯的變化。

當然在工作上,他不管是做法還是成果品質都有些問題,但我對他的意見回饋,僅限於與客戶溝通上的問題(這最重要),其他部分則選擇睜一隻眼閉一隻眼。

後來我跟他的關係漸漸好轉,案子也順利結束。雖然我一想到他不斷錯失成長的機會,就替他感到很惋惜,但是當初我若堅持對他提出許多意見回饋,工作絕對無法順利進行下去。有時視接受者的狀況,只提供工作上非傳達不可的意見回饋,也是一種選擇。只要把握前述的三個重點,就不至於在事後感到後悔。

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在進行意見回饋時,最重要的其實是選擇及判斷的技巧,也就是「在目前已知的問題中,要先傳達哪些部分,以及如何傳達」。

經驗豐富的意見回饋提供者,能看出一個人的所有成長點,以及具有潛力的發展項目。但如果一口氣全部告訴對方,必定會讓對方手忙腳亂。

這部分的選擇及判斷策略,正是意見回饋最具「藝術性」的環節。以下介紹一個可以當作依據的好方法。

首先,為工作成果設定一個可以接受的「及格標準」。透過工作上的接觸,以這套標準與對方進行簡單的溝通與說明。

接著,將自己的期待告知對方。當成果超越及格標準之後,什麼樣的程度算是「優秀」,什麼樣的程度算是「最優秀」,全都訂出標準。

同時也主動詢問對方:「你想成長到什麼樣的程度?你想獲得什麼樣的工作成果?」並且避免以強硬的口氣要求對方一定要做到。

初期時,將這三個層級的標準告知對方,接下來就只要依照標準調整意見回饋的內容就行了。不過這裡頭還是包含藝術成分,所以如果中途發現效果佳,也可以根據自己的直覺判斷,停止給予意見回饋。

在日本,有些組織內部的文化是,比起現在的工作表現,更喜歡針對更高層級的工作表現進行意見回饋。

但不管是針對何者,一定要說明清楚,例如,「這是我對於你現在(或更高層級)工作的期待及基本要求」。

總而言之,必須能讓對方立刻判斷出這個意見回饋的緊急程度。在最適當的時機提供最適切的協助,是進行意見回饋的基本原則。


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