【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(四):及早建立公司「知識庫」的重要性

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新冠肺炎疫情在全台快速升溫,許多公司也啟動在家工作方案,以前總是在同一個空間工作的同事們,開始需要在不同空間中協作。

為協助各位在遠端工作期間仍可維持工作效率,我們特地選摘了由鄭伊廷(xdite)撰寫的《遠距工作這樣做》一書。這是台灣第一本詳細拆解遠距工作方法的實戰指南,對甫轉換至這種新工作模式的工作者更具效益與重要性,能幫助你及早發現遠距工作可能會碰上的挑戰,以及該如何正確因應。

前面的幾篇選文,我們討論了溝通要點、自律方法以及正確的開會方式,最後這一篇,我們則要討論「建置內部知識庫」的重要性。

你可能會覺得有點疑惑,在家工作跟建置知識庫有什麼關係?事實上,像流程文件、人員手冊、一周內常多次被提及的工作疑問等內容,平時就該建置成資料庫,這能帶來減輕關鍵員工工作量、讓新人快速上手,留存公司知識等好處,而在遠距工作時期,在溝通成本高的狀況下,健全的公司資料庫更能省去員工相互詢問的時間,把更多的心力放在真正關鍵的工作上。

以下,就讓我們透過作者的說明,更進一步了解建置知識庫的細節資訊。


很多公司,之所以內部沒有建置知識庫(Wiki),卡在內部幾個原因:

1.      員工懶得寫

2.      老闆、Manager 覺得沒有必要

3.      員工擔心自己工作沒保障

4.      老闆擔心公司關鍵技術流失,或者洩密

只有少數一些公司與主管與意識到建置知識庫的好處。這裡我可以針對一些讀者常見的疑慮,統一做回答。

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能,絕對能。

一些朋友。往往羨慕我過去所待團隊的技術實力。總覺得怎麼只 能這麼少人,就能做這麼大的事。

其實背後的大功臣,就是知識庫。

我帶的每一個團隊。幾乎背後都有一個龐大的知識庫。

說個技術圈故事,但這還不是瞎扯。我過去曾經服務某出版集團的技術部門,其知識庫豐富程度,甚至到了很多程式設計師耳聞該知識庫的傳說,視為自學寶典。踴躍報名入職該公司。

團隊知識庫的好處有幾個:

1. 新人能夠快速上手

我們公司許多職位,都有工作手冊與七天上手訓練指南,不管是 程式設計師,或者是客服。

原因是這些工作都有高度共同作業流程。這些作業流程說簡單不 簡單,說不簡單也簡單。但就是帶入門需要老手的時間與整個團隊 的遷就。

因為我們有了相對豐富的知識庫,其實許多基礎問題,新手自己一查就找得到,能夠很快解決基礎問題,大大節約了團隊的時間。

2. 降低常見問題帶來的打斷

程式開發團隊裡面,會有非常多的「豆知識」。這些知識說重要 不重要,說不重要但其實也有重要的時候。說大不大,說小也不小。

但是就算是自己曾經解過類似的問題,有時候也忘記過去曾經找 到的答案。更不用說可能這些答案,是同事解出來的。

開發程式往往是高度專注的工作,程式設計師非常厭惡被人打斷。所以一個高效能夠自助上手的知識庫,能夠巨大的提升程式設 計師的開發效率。

3. 沉澱實力、解放重複

有些團隊內部可能擔心 Job Security 的問題。怕寫了文件以後, 自己就是個可有可無的隊員了。

這樣的情形其實根本不存在。

一般員工對於寫文件有個經典迷思,就是寫文件就是讓自己有可取代性,所以不想寫文件。

但真實的情形是,我也當過員工,我發現身為員工,要有高的「被取代性」,才有機會升職。

因為在職場上,我們每天遇到的是大量的重複性工作,如果你將知識藏著,後面可能會演變成某些大量的工作變得只有自己能夠做。

剛開始你可能會覺得自己變重要了。但久了以後就會發現不對勁。因為你的工作會大量充斥著你這些不得不做的重複性工作,而 且除了你之外沒人能接手。

你覺得厭倦,但是公司也很無奈,因為其他人接不了手。你想接 新任務,老闆卻不准。因為老闆覺得你原先的工作太重要了,最好不要分心搞其他的...你很難請假,因為這個業務只有你會。假日出事了,你還要緊急接電話處理。

最後你覺得這工作爛透了,要辭職。最後你損失了,公司也損失了。

我在年紀很輕時,就發現了這樣的惡性循環。

如果要讓自己升職進步工作輕鬆, 最快的方式就是寫文件、教別人。

為什麼呢?

- 因為自己教會別人,還寫了一份文件,以後有同樣的新人就不用再浪費我的時間,甚至可以直接把工作交接出去,自己去挑戰新技能。

- 解過的問題寫成文件,別人要問我的話,直接扔給他一份連結就好,連話都不必跟他多說。

- 請假時,因為一些關鍵流程都在 WIKI 裡了。只有非常非常重要交不出去的東西,才需要找到我,其他狀況,職代都能看 WIKI 解決。

- 自己以前踩過的坑,不需要重新研究一遍。

- 因為願意教別人,有大量時間可以玩新東西。所以,老闆很賞識我。

我有時候還會假日時,把一些程式設計師界共用的知識流程,發 表整理在我的部落格裡面,這些最後也沉澱成為我職場資產的一部份。

4. 產生正循環

當我開始習慣寫文件、釋出文件後,同事耳濡目染也會開始養成 寫文件的習慣。

無形之中,整個 Team 開始因為這些文件解放自由,更有時間去探索、學習新的方向。而不是原地踏步一直在幹同樣的事情,陷在 同樣的問題。

同時間,因為有知識庫,我們也開始認同沒有必要去打斷其他人 或者廣播其他人,只是為了問一些雞毛蒜皮的問題。有事直接上知 識庫查或者寫到知識庫就好。

工作上很多時候,不得以去打斷他人,往往只是為了求教於同事 一件小事而已。

所以。如果你想要提高團隊的溝通效率。

而團隊裡面沒有知識庫的話。我建議盡快架設一個。你會發現, 架設知識庫之後,團隊的生產力會得到很大的噴發。

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當然,不是所有流程與問題都能上知識庫。有些團隊會害怕流程 能夠讓團隊存取,將來有人叛變。會造成商業上的損失。這裡我覺得可以切成幾個問題去思考:

1.      將共用流程整理上知識庫帶來的好處,是否遠大於不寫知識庫的好處?

2.      機密流程佔整個公司的知識庫的多少百分比?

3.      你的機密流程一到競爭對手或讓公司同事自起爐灶,就能造成你商業上嚴重的打擊嗎?

4.      公司同事入職,你是否讓它們簽訂過保密協定以及洩密懲罰條款?

當你思考過這幾個問題,也許你就知道如何構築防火牆,以及拿捏流程進知識庫的尺度在哪裡。

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我們團隊有一套標準做事流程:

1.      平日在工作系統裡面,詳細紀錄自己工作時遇到的狀況,方便同事換手。

2.      在當週結束時,將一周之內最常遇到的重複工作流程,整理成一篇文章 +FAQ,放上知識庫。

而詳細紀錄自己工作時遇到的狀況。這件事是「強制性」的。 有兩個好處:

1.      別人換手時可以知道發生什麼事。

2.      因為這個動作是順手的。有寫有記憶。這樣寫知識庫時回憶就不會太痛苦。

一旦人只要覺得麻煩,就不會動手想做。同事之所以不想寫文件,是因為太費力。

所以一定要將這個習慣動作,整合到日常的小工作流程裡面,大 家動手的意願才會高。

 

 

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本文摘自創意市集《遠距工作這樣做:所有你想知道的Working Remotely效率方法都在這裡


遠距工作書摘一覽:

1. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(一):限制溝通次數,提高溝通品質

2. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(二):4個讓你在家也能自律辦公的方法

3. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(三):會議不是拿來開,是來決議與表決的

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