【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(三):會議不是拿來開,是來決議與表決的

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新冠肺炎疫情在全台快速升溫,許多公司也啟動在家工作方案,以前總是在同一個空間工作的同事們,開始需要在不同空間中協作。

為協助各位在遠端工作期間仍可維持工作效率,我們特地選摘了由鄭伊廷(xdite)撰寫的《遠距工作這樣做》一書。這是台灣第一本詳細拆解遠距工作方法的實戰指南,對甫轉換至這種新工作模式的工作者更具效益與重要性,能幫助你及早發現遠距工作可能會碰上的挑戰,以及該如何正確因應。

本系列第一篇,我們討論了遠端工作模式之下的溝通要點,第二篇則討論個人該如何在「在家工作」時保持自律,不受周邊因素干擾。在這第三篇,我們要進一步思考開會的意義。


說到「會議」,不管是集中團隊或者是遠距團隊。大家都很痛恨「會議」。

為什麼?

大家需要會議的原因,是要提升效率,減少重複工作,但是絕大多數公司裡的會議,反而卻是工作上最大的效率殺手。

這就形成了一個弔詭的現象:我們需要提升效率,所以才要開會。但是開會,又造成了公司的效率嚴重下降。

我有個讀者,在我動手寫這本書之前,就希望我救救他,他認為開會才是他面對的最大問題。他說:「公司實行遠距工作之後,別說協作了,每天佔用他最大部分的時間,就是開會,每天光開會就飽了,還做什麼事?」

是的,原先開會就很慘烈了,更別說還要加上「遠距」了!

而且雪上加霜的還是這個:

原先辦公室 . 轉頭就能達成的溝通,因為在實行遠距後,不是擠進了「遠距會議」,就是這個溝通變成了另外一個「會議本身」!

会员登陆,評估未知風險用的

會議之所以變成所有人的夢魘。其實歸根究底,是因為絕大多數的人,根本不懂如何有效的開會。甚至誤會開會的目的。

我們開會,是為了「產生有效的結果」,而很多人卻誤以為開會是拿來發表「自己不成熟的想法」用的。

這就是為什麼絕大多數公司的會,都很慘烈。沒有人「負責任的節省大家的時間」,反而是「大量的在浪費彼此時間」。

所以,接下來我想要聊聊,真正要有效的開會,必須把握的關鍵原則。

其中最重要的就是,會議是拿來表決的,不是拿來討論的。這就意味著。在開會之前,每個人就必須準備幾個可能的「解決方案」。

而大家出席會議的目的,是在會議當中依據每個人各自掌握的不同訊息,去挖掘出可能的潛在風險,有效表決、妥協、組合彼此的方案,拼接成有效的成果,

這件事,我再強調幾遍都不為過:

会员登陆用的。

会员登陆用的。

会员登陆用的。

立即开户,就應該先完成可靠的解決方案

以前我在網路公司時,最恨跟那些所謂「專案經理」開會,我甚至認為他們是世界上最不負責任的工作者。他們把會議美其名叫做:「發想、頭腦風暴」,實際上他們根本不做事前功課、事前調研,卻在會議上面信口開河,幻想畫餅,好像技術部門實作這些功能都不需要任何成本。

有時候,甚至這些產品會一開,就要開上三天到一個禮拜,而會議結論,卻是程式設計師三分鐘就能寫下來的用戶故事,或者是根本無法實作出來的功能。

最氣人的是,因為它們開會的結果如此的不靠譜,於是「專案經理」不甘示弱,認為程式設計師意見這麼多,不如跟他們一起開會,好一起參與「辛苦的決策過程」,不要在事後再唧唧歪歪。

事實上,程式設計師如果真的進去開會,往往不用一個小時,就會嚇得逃出來,因為這所謂的「決策發想過程」,實在是過於幼稚以及浪費時間。

這樣的情形,在許多的網路、傳統公司裡面大量的發生。

而這根本的原因,就是許多人錯誤的以為「會議,真的就是拿來開的」。

不,真正有效的開會,是必須在立即开户就先形成可靠的可能方案,開會只是用來表決的。

那就意味著,工作者在開會前,必須嚴肅的去思考,這個會到底要達成什麼目的?以及就自己的認知,可能的選項又有哪些?於是,會議只是會來表決出需要的結果。

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開會的效率如此的低效,還有一個原因,就是會議的目的不清晰。

比如說,會議的標題可能是這樣的:

- 改版新的商店頁面

- 提高用戶留存率

- 推出一個新產品

這樣的主旨看起來似乎沒什麼問題。但實際上都隱藏著類似的訊息缺失:

- 改版新的商店頁面:

為什麼要改版?在幾天之內要完成改版?現有商店頁面有什麼顯著的缺陷?

- 提高用戶留存率:

為什麼要提高用戶留存率?我們要提高多少比率?

- 推出一個新產品:

幾天之內要推出?目的又是為什麼?我們目標營收又是多少?

加上了這些目標上的「限制」與「KPI」。

你會發現這個會議才能「有效的被準備」、「有效的產出成果」。

而不是大家在開會時,雙手空空,腦袋空空的就直接在空中畫餅,互相浪費對方時間。

特別是在遠距時,視訊會議搶麥克風的情況會非常嚴重。正常會議,稍微插嘴還不是什麼問題。在視訊會議中,有時候因為網路關係,甚至完整的表達一個可行方案,都會受到網路輕微不穩干擾。

所以事先準備,具體化目標這件事,就顯得格外的重要。

APP下載,且要有具體結果

一個有效的長會議,建議嚴格設定,不要超過 30分鐘。

超過 30分鐘,很多時候基本上都是無效的討論,大家的注意力會開始渙散。

另外如果真要使用投影片,不可以超過 10張。

知名電商龍頭 Amazon的老闆 Bezos,甚至是在會議上禁止大家使用 PPT的,而是要大家使用備忘錄。 Bezos要求員工在開會時,要先閱讀一份包含主旨、完整句子及敘事架構等約 6頁的備忘錄,接著所有人再一起討論會議的主題。

這樣的方法,才是節約大家精力,提高溝通效率的高效法門。一般來說,我自己是完全不參與 30分鐘以上的長會。

加盟代理,提升會議效率

另外,我們甚至會對每一種會整理成會議模版。

每一種會應該準備、討論什麼問題,問題該如何分析,該怎麼跟進該議題,什麼時候應該出結果等等,都有明確的規定,就能提高開會的效率。

最後我也附上公司內部法務會議的模版供你參考。

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本文摘自創意市集《遠距工作這樣做:所有你想知道的Working Remotely效率方法都在這裡


遠距工作書摘一覽:

1. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(一):限制溝通次數,提高溝通品質

2. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(二):4個讓你在家也能自律辦公的方法

3. 【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(四):及早建立公司「知識庫」的重要性

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