【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(二):4個讓你在家也能自律辦公的方法

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新冠肺炎疫情在全台快速升溫,許多公司也啟動在家工作方案,以前總是在同一個空間工作的同事們,開始需要在不同空間中協作。

為協助各位在遠端工作期間仍可維持工作效率,我們特地選摘了由鄭伊廷(xdite)撰寫的《遠距工作這樣做》一書。這是台灣第一本詳細拆解遠距工作方法的實戰指南,對甫轉換至這種新工作模式的工作者更具效益與重要性,能幫助你及早發現遠距工作可能會碰上的挑戰,以及該如何正確因應。

本系列第一篇,我們討論了遠端工作模式之下的溝通要點,在這第二篇選摘中,我們要討論的則是個人該如何在「在家工作」時保持自律,不受周邊因素干擾。作者在書中提供了四項建議。


1. 在家中建立專屬工作區

不要誤判在家工作的難度!

轉為遠距工作後,許多人的選擇是在家工作。然而,在家工作,其實有很多「想像不到的缺點」。

原先,大家以為換到家裡,省掉了通勤時間。又可以自己調配在最高生產力的時間工作,且又是熟悉的環境,應該會更高效率?但卻不然,轉換為遠距工作後,許多人紛紛抱怨,在家上班是它們人生最夢魘的一段上班經歷:

- 太多干擾:家人時不時的就會闖入你的工作區打擾你,叫你做家務。小孩動不動就會想找你玩。結果工作一直被打斷。

- 太多誘惑:家裡太舒適,有冰箱、床、電動。有時候休息太方便,就多待了一會,結果工作時間就不夠用了。

- 日夜顛倒:本來以為在家工作方便,時間也自由,結果沒有明確的上下班時間,常常要 22:00 才能正式下班。

- 設備簡陋:大家都是切家中一角,作為自己的正式辦公區。但自己的辦公區遠沒有公司寬敞高效,做起事來卡手卡腳。

這其實都是誤判了遠距工作的難度。

許多人遠距以後,只想到了自己省下了大額的通勤成本,卻沒有計算自己的精力成本。

是的,在家遠距工作,對一般上班族來說,可能是省了至少來回各一小時的精力耗費與交通成本。但是,省下來的時間,不一定都可以拿來利用。因為對一般人來說,清醒的時間精力也是有限的。

在公司工作上班八小時,因為有同事的監督,而且也有上班時限,所以大家並不會在這段時間做私人的事,而且一定會盡量在八小時內做完工作要求。但是因為遠距工作時,並不會有趕著回家的限制,也沒有人會看見你正在處理什麼事情。所以有些在家工作者,常常會在一個工作時間段裡面,公私混淆,玩一下小孩,去休息區玩一下電動,出去辦一點事,反正省了上下班通勤時間,時間變多了,浪費一下也無妨?

這麼一輕忽,突然很多工作者就發現,雖然自己改成在家上班了,怎麼反而時間永遠不夠用,事情做不完!

【一定要畫出家中工作區】

我認為,如果你想要在家遠距工作,第一件事情,就是要在家畫出明確且專業的工作區:進入家中工作區即上班,家人不得打擾;離開工作區即下班,可以自在放鬆。

如果不建立專屬的場域,那麼很容易會掉入前述這樣的陷阱。

我多年以前進行Remote 時,也掉入過這樣的坑,但是隨著時間久遠已經淡忘了。

2020 年的COVID-19,我也受到疫情影響,選擇在家辦公。既然要在家辦公,就要裝飾的舒適豪華,結果沒想到反而讓自己生產力嚴重下降。

我將自己的臥房裡的一大區,既裝上了大電視、也配置了休息區,沒想到迎來了前所未有的生產力大下降。

在這一區工作時,我常常覺得自己體力不太行。好像沒做什麼事,就burnout。而且,一覺得工作枯燥就跑去打電動。整天搞得沒日沒夜。日子過得很快,但總體工作輸出卻大輸以往。

後來,因為家裡冷氣壞掉,但是天氣又變熱,我就暫時搬去旅館辦公,等冷氣裝好。神奇的是,我在旅館這一週,生產力竟然回來了,我租的旅館與一般房間不太一樣。是有明確的臥房與辦公區的。

我立刻明白是「上下班邊界」的問題。

我以前也有陣子睡在公司裡,公司裡啥都有,有飯有電動,但我仍然效率極高。原因不在於我不受辦公地影響,在公司,我還是有明確的臥房區與辦公區的。

於是我從旅館再度搬回家以後,立馬就在家裡找了塊地區,把我辦公的設備直接獨立搬出來,在這一塊區域裡面,我限制自己只能工作。

果然,我辦公的效率馬上就得到飛速的提升,生產力噴發。

2. 建立明確的時間區隔

除了隔開工作區域外,我還建議一招,就是建立與上班一樣的工作區段。

在專屬的時間內,只做工作時間的事。

這並非是也叫你在家裡面朝九晚五,你當然也可以找尋自己最佳的生產力時段,在這段時間上班。

只是,千萬要記得clock in,clock out。

在家上班,面臨的另外一個挑戰,就是上班上著,忘記時間、忘記進度。

以往我們在辦公室時,比較不會有這樣的問題。辦公室人走來走去,當人潮湧動時,你大概就知道現在要吃飯還是休息了。辦公室窗外的陽光,也會讓你知道現在大概幾點鐘了。

正常來說,在辦公室上班比較不太可能出現那種「上網不小心被有趣的事物鉤住」,結果「不小心一直看一直看」,「一回神已經要下班了,但什麼事都還沒做」的程度。

但是在家上班,卻很容易發生這種慘劇!一回神都晚上六點了,但啥事都沒做。

那麼要怎麼解決呢?

我過往的方法,是會設三個「吃飯鐘」,分別是:

‧ 11:30

‧ 16:00

‧ 20:00

因為程式設計師是一個高度需要專注的行業。

很多時候,我們不能停下來,是因為bug 正解到一半,要是一打斷就得重頭再來。所以,一旦開始就不可能輕易停手。但是,我發現有時候這樣卻會陷入死胡同。

有時候拼命解,解不下來,不是因為運氣不好。而是因為接近吃飯時間,我已經低血糖了自己卻不知道。於是老是原地打轉。

於是,後來我就在手機裡面設立幾個吃飯鐘,提醒自己要停下來。

後來意外發現「吃飯鐘」有更好的用途。

這幾個鬧鐘不但可以把我從寫程式碼裡面拉出來,也可以幫我從「不小心被有趣事物」鉤住的情況拉回來。

如果我被有趣的事情纏住了。

11:30 的鬧鐘響了。我可以即時回神趕緊準備13:00 的會議材料,還有足夠時間。

16:00 的鬧鐘響了。我可以即時回神,離下午19:00 下班還有3個小時,我能把進度趕回來。

20:00 的鬧鐘響了。我可以先去洗個澡,先去精神充電。準備22:00 我想要深入研究的材料。

這幾個打斷鐘,有助於把我從漫無邊際的時間黑洞,拉回正軌。

3. 找出自己的黃金時間

你是否擁有自己的時間表規劃?

有讀者可能會好奇,我是怎麼管理我的工作時間的?感覺一天到晚我人都在線上,好像都不用睡覺一樣。

而且平平是24 小時,為什麼就「產出」來說,還是別人的好幾倍。

事實上,我還是睡覺的,只是我作息與其他人不太一樣,我的休息方式是屬於間歇式睡眠。

從這張圖上,你可以看到我起居的時間跟正常人是不太一樣的。

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我在

‧ 07:00-09:00

‧ 14:00-16:00

‧ 22:00-02:00

最有生產力。

而我跟公司同事、外部廠商開會的時間。大多是集中在兩個時段:

‧ 11:00 - 11:30 (小組 standup)

‧ 13:00 - 14:00 ( 員工大會或者室外部廠商 )

而我最沒有生產力的時間是

‧ 16:00-17:00

‧ 18 :00-21:00

每到下午16:00 我就坐不太住,會開始在公司走來走去、逛來逛去,騷擾同事看進度,然後18:00-21:00 的時候,我基本上在看劇。22:00 又回去電腦前工作。

如此混亂自由的時間表,就是我生產力的秘密。

你是否知道自己的生產力時間?

但各位讀者一定會覺得,我因為是老闆,時間才能這麼自由吧?

不是的, 我同事也是相同自由。基本上我們只有強制規定Standup時間 (每日例會) 你得出現而已,其他時間我們根本不想管你在幹嘛,想睡就睡,想吃就吃。自己安排時間。

其實這也還是與上一條的原則一樣。

每個人的每一塊時間價值不是相等生產力的。

所以你應該去找出自己什麼時候高產,

什麼時候應該去開會。

舉個例子來說,你知道你什麼時間去工作,工作成果能夠X3,什麼時候不適合工作,勉強工作只有0.5。你就應該把黃金工作時間都排在X3 那一區。

唯一需要注意的是,雖然我們尊重每個人的時間。工作還是:

得準時在換手時間交。不能造成其他人嚴重返工。

可以 AFK(away from keyboard),但是要知道怎麼聯繫、怎麼換手。

4. 自己設定期望

你在被動接受任務模式?還是主動設計任務模式?

在家工作與在辦公室上班,我認為最大的一點不同,在於主控權。

在辦公室上班時,除非你有高超的工作技巧,或者是你的職位特殊。多半時候,幾乎大多數工作者屬於「被動模式」。也就是你的一天行程是被其他人設定的,比如有人會指派你工作、請你幫忙接手一些事、你需要等待上家給你半完成品,以進行下一行程的加工。

但是在家上班的好處,我認為最大的好處,是你可以掌握「你今天的大目標與進度」。

而且,在遠距工作時,你也必須這麼做,否而會累死!

多數人切換到遠距工作模式會容易burnout 的原因,多半在於還處於被動接受任務模式。

於是他得花上很多精力去check 人家還需要我幹什麼。

- 花在催別人做好沒。

- 花在等別人給我稿件。

- 花在跟別人溝通。

相反的,如果你身在遠距模式,應該反過來用使用主動模式。

什麼是「主動設計任務模式」?也就是今天的一開始,首要任務不是check mail,而是先對自己設定一個大目標。然後再將可能擋住自己的任務一早就拆出去給別人,然後再檢查別人需要你配合什麼。

如此一來,你就可以控制整天的節奏,而非被無休止的打斷耗掉所有精力。

一個實際的訣竅如下。

我每天早晨一進辦公室,就會Review 我昨天Standup Meeting的Note,確定

- 我昨天做了什麼?

- 我昨天遇到了什麼困難?

- 我今天想要請別人幫我處理什麼困難?

- 我今天認為重要的任務是什麼?

確認完畢,才會去開始接收別人對我的請求。

善用以上這四個技巧,我想你的在家工作生活會順遂許多!

 

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本文摘自創意市集《遠距工作這樣做:所有你想知道的Working Remotely效率方法都在這裡


遠距工作書摘一覽:

1.  【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(一):限制溝通次數,提高溝通品質

2.  【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(三):會議不是拿來開,是來決議與表決的

3.  【亚博永久官网書摘】遠距工作須知(四):及早建立公司「知識庫」的重要性

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