【商務英文書信】職場 Email 真的不能用 Dear 開場嗎?

3.Email是鐵證,寄信前請思索!

根據微軟在2015年的調查,人們的專注力已從2000年開始從12秒遞減到8秒,姑且不論這數據在國外已惹起真實性的爭議,不得不承認現代人對於疑難雜症的求解要嘛轉頭(問旁人),要不低頭(上網),约莫只需少數會轉身(參閱千般書籍或專家交叉驗證)。

現在若把三個例子中的稱謂分別改成B版本,收件者觉得到的語調可以馬上又變得不一樣,並且解讀出差异的訊息。

2.判斷不了就把發球權交給對方

延伸閱讀

對有些人而言,會覺得寫信給客戶稱呼Dear太過親密而處在又想正式又怕親密的尷尬中,其實Dear的翻譯並非只需「親愛的」,舉個例子,假如DearMrWang,那麼中文對應的正式信函起頭就會是「王教师您好」,而當寫訊息給親密家人或熟識冤家開場用Mydear就可以翻譯成「親愛的」。既然要用外國人的語言寫信,就要警觉避免失入中翻英或英翻中的思維,各國和個人表達習慣都差异,平時就要多觀察多搜集商場和職場的「實際案例」。

亚博永世官网APP下载|买球官网「商務書信」最容易惹起討論,因為不分部門層級大家幾乎都有相關經驗,也因此Email的開頭能不能用Dear總是能立即惹起學員的辯論,反對派体现「現在沒有人在寫Dear、那是過時的用法」,支持派則說「用Dear比較正式」,接著反對派又說「要用Hi本领拉近跟收件者的距離」,然後支持派就拿出殺手鐧「好呀,那你去跟老闆Hi看看啊」。

而台灣的企業為了與天下接軌,也常鼓勵員工對內對外都用英文寫email,同仁之間早就互相熟习,都是Hi來Hi去,有時連名字都沒寫,但假设是用「職稱」稱呼收件者,則傾向用Dear,比如DearVicePresident,又大概對於初次聯繫的各國廠商或客戶保守起見還是會先用Dear加對方的「姓氏」。

仔細看會發現正反兩派對於同樣的稱呼用字解讀的「感覺」幾乎是一體兩面,假设上網搜尋只看結果的「標題」而沒有細看到「內容」,對於要用Dear還是Hi的認知不夠单方面的情況下就說誰對誰錯,那就像外國人學我們打招呼說「您好」跟「你好」一樣,請問對於初次聯繫的客戶他該用哪一個,這有所謂的「標準答案」嗎?

用Dear還是Hi的三個思索指標

2.溝通對象

在乎的點和

在校時寫英文是寫句子,在職場寫英文是寫連結。因為寄件者和收件者之間的每封信树立(或斷開)連結的機會,即使是「見不到面」的對話,也需求發揮判斷和觀察的才干,本领透過Email為自己和公司添加發展的機會。那麼,Email的開頭是要用Dear還是Hi要怎麼判斷跟觀察呢?

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但是!若能點進連結並閱讀「內容」超過8秒,不管是國內還是國外的文章,就會發現沒有任何一個作者百分之百保證不能用Dear,也沒有人說用Dear即是錯,以致也提若想要營造正式的氛圍還是可以用Dear,還有國外筆者提到自己有偏見(bias)喜歡用Hi,結果底下就有外國讀者留言覺得寄件人沒頭沒腦就用Hi讓他覺得不受敬重。像這樣的論點分岐在國內外大致是:

至於「表達彈性」又是怎样決定要用Dear還是Hi呢?以下用三個指標說明。

比如美國矽谷的企業普遍推许組識扁平化(flatorganization),老闆跟員工之間相處自然溝通像协作夥伴,公司對內對外寫信幾乎都是Hi開場,根據我在矽谷輔導的主管的說法是「假设有人用Dear開場,你會瞬間覺得很不自在」。

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若對象这天本人,那麼開場又是好幾種,比如客戶的姓氏羅馬拼音是Machino(直呼日本人的名字非常失禮),有人會寫DearMachinosan(san日本人体现敬重的基本稱謂),實務案例常看到連Dear或Hi都沒有,直接寫Machinosan,假如早已習慣國際貿易的日本人也能接受DearMrMachino。而日本人覆信時,也會在收件者的「名」或「姓」旁邊加san,比如DearJoysan或是Huangsan,因為這是他們的文明和表達習慣。

1.注意中英翻譯的表達骗局!

Dear或是Hi都是稱呼用的字,各有其存在的意義和运用办法,與其糾結「能不能這樣寫」,倒不如先思索「為什麼要這樣寫」。就像也有人也問可以寫Dearall或Hiall嗎?這兩個開場在美國企業的Email都很常見,答案當然是肯定的,但是,「為什麼可以這樣寫」呢?有可以是一位主管寫Email要對整個團隊宣佈严峻消息,以是比起把全部人的名字列出來既佔空間又擔心脱漏了誰,倒不如用個all字体现全部人都要注意;但也別立刻堕入「這樣寫即是對」的骗局,若今天收件者有三位,而主管針對一致件事要分別指派差异任務,那麼這時可以就不適合寫Dearall開場,而是要列出各別名字,避免訊息稠浊。

3.翰墨語調

對象指的是Email的「收件者」,在釐清背景條件後,接下來就要衡量「對方」和「對方與自己」的狀態,比如收件者的人數、國家或企業文明、個性、用字習慣、义务職責、階級地位、公司規定样式等;而寄件者和收件者之間的熟識程度、階級地位、溝通頻率及習慣等也都會影響是用Hi、Dear或是直接稱呼名字開場,因為這些狀態都是「變動要素(variables)」,會因人因時而異。

想走漏給收件者的訊息都差异。

「背景」指的是跳脫事变本身,站在更高的角度所看到更单方面的樣貌,在決定第一個字母要打D還是H之前可先思索:這是什麼類型的信件(type)、我為什麼要寫這封Email(purpose)、终究對方需求看到什麼樣的內容(content)。比如:

而當我細問學員這些「要」跟「不要」寫Dear的想法哪裡學的或聽誰說的,幽默的是,無論在哪間企業,學員的答案幾乎只需兩個:大家、網路。

所謂「基本準則」即是國內外網站或書籍常提示寫Email要避免的常犯錯誤,比如Dear不能加s或是不確定女性收件者的婚姻狀況下稱謂要用Ms等,在此就不贅述,讀者可以搜尋commonemailmistakes進一步了解。

在網路搜尋emaildearhihello等關鍵字,會跳出超過三千萬筆的結果。假设只花8秒瀏覽搜尋結果的文章「標題」,會看到有些標題的描画對Dear的运用是不鼓勵的,又大概標題本身也是問號結尾,也即是連作者自己都不確定答案是什麼。

toDearornottoDear? 

兩派的確指出差异考量下的關鍵字:現在、正式、距離、老闆;反對派不用Dear是想跟上趨勢並且和收件者拉近距離,而支持派則想讓信件內容散發正式的氛圍,至於要不要Hi老闆則可以有多重考量,不管是哪種立場,很明顯都可看出寄件者各自

職場上對內或對外的信件往來很少是為寫信而寫信,通常背後都有個目的,任何在信件出現的用字遣詞都會營造一種無形的「氛圍」,不但會影響收件者看信的觀感,也會左右覆信的內容。試想,你跟「大家」還有「網路」上的作者寫信的目的真的會一模一樣嗎?那開場怎麼能直接複製貼上呢?

另外,每一次的溝通都是树立連結和關係的機會,職場下游傳著一句話「有關係就沒關係」,縱然跟收件者還沒機會見到面,也要記得把對方當作在目下,想想你要營造的氛圍和對方與你之間的關係,再去決定什麼樣的開場較妥當;若沒有掌握判斷,通常在授課或演講時我都會建議學員把發球權交給對方!也即是只需是初次聯繫,由你主動寫的信件一概都是Dear加對方的「姓氏」開頭,接著就等對方發球回來,假设他改用Hi或Hello加你的名字(firstname),那麼就一樣複製回去,假如DearMsHuang那麼也是一樣DearMrSmith覆信。

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最後針對這個主題,我想提示三件事:

1.背景條件

總而言之,一封Email就像你跟對方在說話一樣,我們不會用一套公式跟统统人對話,當然也就會因為「背景條件」、「溝通對象」以及「翰墨語調」而有表達的差異。

無論是Dear或是Hi的開場,都必須跟接下來的內容的用字遣詞以及標點符號有不同的語調,本领營造特定的氛圍並影響收件者的回應。我們畢竟不是外國人,對英文用字產生的語調和語感比較不熟习,在寫信之前就必須先思索過或參考實際案例,才不會构成收件者解讀訊息的誤會,添加溝通资本又影響專業笼统。

語言是溝通的工具,而溝通的重點在「人」,表達自然會因人而異,說話云云,寫信也是云云。若看到某個媒體或是外國人覺得這樣寫不好或那樣寫才對,可以先看完筆者的論點並搞明晰他的「立場」背後的「缘由」是什麼,公允嗎?適用在自己的情境嗎?總之,既然要用全天下的共同語「英文」跟任何國家的人溝通,就該在不違背Email書寫的基本準則条件下,依然保有面對差异收件者的表達彈性。

 

一個人會說中文,跟一個人會說話是兩碼子事;寫Email也一樣,不是只在意寫的英文拼字可否正確又或符合文法,而是要「思索」這些英文的背後解決了什麼問題或傳遞什麼樣的訊息。職場上的英文是現實的,尤其Email是衡量個人服务和表達功力的鐵證,在你想要上網找範本或是書信大全抄之前,還請三思。Thinkbeforeyoucopyandpaste.

上週有位學員送親手做的點心到辦公室,优美的外盒還附上一封簡短的信,信的開頭寫著「DearJoe,Bryan和公司團隊」,結果惹起同事間熱烈討論终究寫Email可不可以用Dear開頭。

我們在跟人說話時,會依據對方的語調、心境和手腳擺動去解讀聽到的訊息和觉得到的氛圍,並且做出回應;但是Email的溝通是聽不到聲音也看不到心境,就只剩下「翰墨」,這種情況下,寄件者的「翰墨語調」就非常告急。比如: