Work Smart, Don't Work Hard

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最近為一件公司小朋友的事情搞得有點心煩意亂。

前幾週,因為聽說某個專案有些小紛爭,所以跟著該專案的助理去參加了幾次他們每日的工作會議。 當場也確實看到一些互動問題。

其中一個我發現的問題,在於專案助理跟技術Leader的工作切割不清。 我也就建議了助理該如何跟Leader切割工作。

除此之外,也覺得該專案的助理與PM彼此工作交疊太重;PM一直兼做著助理的事,甚至所有會議都是大家一起參加。 從我的角度而言,這樣實在很沒效率,所以也建議了調整方向。

我調整的目的並不是覺得PM應該高高在上。 只是當PM太站在第一線時,卻也可能因為缺乏高度而見樹不見林。 這次的問題某種程度也真是歸因於該PM太專注於細節,導致缺乏總體規劃,讓其他部門主管詢問資訊時無法給予專案全面的資訊。

雖然PM也去掌握細節沒甚麼不好,但若PM花太多時間去弄細節、反而失去焦點並無法回應別人的詢問時,那就本末倒置啦。

既然如此,切割並重新定義工作是很必要的。

至於專案助理,我也趁著這機會希望讓他們做事的方式能更一致些。 此外,這些助理小朋友常抱怨沒機會接觸一些比較規劃層面的事情。 為此兩個理由,我就想說這次不如就把一些最細部的時程(如Activity間的團隊會議或是查核事項安排)交由助理來規劃。 這樣PM可以輕鬆些,只要去管理WBS的規劃並監控到Activity的進度,將會有較多時間能掌握專案全貌。 這樣整份Schedule的可行性還有流動性會更佳。

當PM規畫出專案Schdeule全貌,或是每週進度回報Schedule重算後,助理則接續規劃後續三周的細節。 讓助理們既有少量的規劃工作、又能肩負執行自己規劃的東西。 增加工作的思考部分、也可以透過自己規劃來增加對工作的commitment。

我想說,這應該是皆大歡喜、一石二鳥;既解決了專案問題、又解決了PM的疲累、也讓助理們覺得工作有趣味。 為了擔心助理們從來沒有這樣的訓練,會不知道從何開始。 我還特別設計了一個簡單的格式讓他們可以由此接手去思考、繼續發展更細的規劃。

想說大概萬無一失,一段時間去看看結果就好。

兩週後我又去了解一次,這次發現會議中助理連張紙都沒帶。我當下很訝異,於是問大家說當時我建議的方式呢? 後來的規劃如何了?

他們回答說:「後來沒有做。」

我說:「為何沒有做? 是哪裡有問題嗎?」

他們回答我說:「我們看不懂為何是要規劃到三週內。」

我很訝異:「既然如此,為何不詢問我呢? 三週也好、兩週也好、四週也好根本都不是問題。 你覺得有疑問,為何不問我?」

之後找了該專案的PM討論。

PM很努力跟我解釋案子中專案助理們都很辛苦。 常常加班、雜事很多、平常都待得很晚。

聽到這種話我就發火了。

大家很辛苦的部分我了解,只是我一直無法理解,為何大家能持續讓事情這麼辛苦而不試圖改善。尤其不覺得拿「很辛苦」這點來說服我是合理的,因為我從來不覺得大家應該做得很辛苦,也不覺得很辛苦是「關鍵工作」無法執行的理由。我知道助理常常有很多會議要參加、很多雜事要去做、也常常聽他們得花很多時間整理會議記錄,也理解那種種都很花時間。

但誰的工作不辛苦呢? 很辛苦就可以埋頭苦做,不想辦法如何更有效率了嗎?

就結果論來說他們確實是辛苦;但從另一個角度來思考,會議記錄值得花很長時間來寫嗎? 一個PM帶著兩個助理一起參加一下午會議的事情。 讓三個人一起浪費掉時間我卻總覺得那是不必要、也不合理的執行方式。人力難道沒辦法做更有效率的配置嗎? 而雜事本來人人也都有。 去判斷輕重緩急、抓大放小難道不是更重要的嗎?

當工作似乎有過了頭的辛苦時,其實就表示更該花心力時間去思考怎麼有效的分工與改善。

對我而言,PM的工作一大部分是規劃與思考,去讓專案順利、提報問題、示警。 而不是拉著一堆人搞得很辛苦,弄得哀鴻遍野。 我甚至都出來協助大家了,大家卻還寧願照了老方法的執行上,然後跟我說東西做不出來,是因為大家太辛苦。 這是甚麼樣的邏輯思維呢?

最讓我生氣的是,我一再跟小朋友們強調。碰到問題,你可以反應出來,覺得某個建議窒礙難行也可以提出。

我畢竟不是第一線的人員,有些想法可能太理想了,那都可以提出來討論。 而不是聽了不懂,不問、不想、也不反應。 若都只是不聲不響的埋頭苦做、而不去思考是否可以改善與調整,那這樣的專案成員對公司而言有甚麼用呢? 有問題自己無法解決都不往上回報,這已經不是辛苦可以解釋了,而是逃避責任或是粉飾太平了。

最近一直在聊到「性格決定命運」。 對我而言,這也是另一個類似的例子。 小朋友抱怨不能一展長才。 但今天我都趁這機會讓小朋友可以做些規劃性質的東西了,但結果呢? 大家還是寧願躲在殼裡當個執行助理。 這又怎麼能抱怨公司不願意給他們更多責任呢? 助理變成PM不是年資增加、或是很辛苦寫會議記錄一兩年就有用的;重點是這人到底有沒有心去學習到管理的思維、有沒有培養出發現問題並解決問題的思維。

公司需要的是能輕鬆把問題解決的人、而不是埋頭做到爆肝的人。

如果不能改變思維、調整做事方法,只是抱怨不被重用;命運自然只會給出不被重用這樣的結果的吧?

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